Politiques et Procédures de SIC

80 – Administration

•  L'ENGAGEMENT À PROTÉGER LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Sport interuniversitaire canadien (SIC) s'engage à protéger la confidentialité des renseignements personnels des étudiants athlètes et des autres personnes qui participent à ses activités ou qui reçoivent ses services. La politique sur la protection des renseignements personnels porte sur la façon de collecter, d'utiliser et de dévoiler des renseignements personnels. La politique peut être amendée de temps à autre pour assurer sa pertinence et sa conformité aux changements technologiques, aux habitudes reconnues et aux lois. Les amendements sont annoncés de la même façon que la politique. La collecte, l'usage et le partage des renseignements personnels sont assujettis à la plus récente version de cette politique.

•  Renseignements personnels

Aux fins de cette politique, les renseignements personnels sont ceux qui permettent de distinguer, d'identifier ou de contacter une personne en particulier. À titre d'exemples : le nom, la date de naissance, l'adresse de résidence, le numéro de téléphone, l'adresse courriel, les renseignements médicaux et sur la santé ou les intérêts de la personne. Les renseignements personnels ne comprennent pas le nom, le poste, l'adresse ou le numéro de téléphone d'affaires d'un employé d'une entreprise.

Cette politique s'applique aux renseignements personnels des étudiants athlètes, des donateurs et des autres personnes qui ont manifesté de l'intérêt à l'endroit de Sport interuniversitaire canadien ou qui ont participé à une activité parrainée ou organisée par SIC. Le nom, l'adresse, le numéro de téléphone, l'adresse courriel, l'information sur les cartes de crédits (numéro, type de carte, date d'expiration) représentent des renseignements habituellement demandés et utilisés par SIC. D'une façon plus particulière, SIC collecte des renseignements personnels plus spécifiques sur les étudiants athlètes : date de naissance, poids, taille, citoyenneté, état de santé et information médicale, dossiers scolaires (incluant les relevés de notes), antécédents sportifs et photographies des personnes.

•  IMPUTABILITÉ

Sport interuniversitaire canadien est responsable de tous les renseignements personnels sous son autorité ou sous son contrôle, incluant les renseignements que SIC peut être appelés à partager avec un tiers. C'est à la directrice des finances et de l'administration de SIC que l'on confie la responsabilité d'assurer la protection des renseignements personnels sous le contrôle de SIC. La directrice peut partager ce mandat avec d'autres membres du personnel de SIC tout en demeurant toutefois ultimement responsable de la protection des renseignements personnels sous l'autorité de SIC.

On peut communiquer avec la responsable des renseignements personnels de SIC à l'adresse suivante : 801 avenue King Edward, suite N205, Ottawa, On K1N 6N5 – téléphone : 613-562-5670 poste 24.

Sport interuniversitaire canadien est aussi responsable des renseignements personnels qui sont partagés avec un tiers offrant des services à SIC. SIC doit exiger que ce tiers utilise les renseignements personnels exclusivement aux fins prévues par ce partage et dans le respect des lois et de cette politique sur la protection des renseignements personnels.

Sport interuniversitaire canadien collige et conserve les renseignements personnels à son secrétariat national à Ottawa.

•  RENSEIGNEMENTS PROVENANT DE D'AUTRES SOURCES

Sport interuniversitaire canadien reçoit des renseignements personnels de ses membres qui ont obtenu cette information auprès des athlètes qui souhaitent participer aux activités encadrées par SIC. Dans ce cas, les partenaires qui partagent des renseignements personnels doivent le faire uniquement pour des personnes qui ont consenti au partage de ces renseignements personnels. Quand SIC communique avec des personnes en utilisant des renseignements personnels provenant d'un membre, SIC doit alors offrir à la personne la possibilité de ne plus communiquer avec elle en utilisant ces renseignements. Toutefois, SIC doit expliquer à la personne les conséquences de ce refus.

•  MOTIFS DE COLLECTE ET D'USAGE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

•  Les étudiants athlètes qui participent aux activités de SIC

Sport interuniversitaire canadien doit collecter et utiliser des renseignements personnels sur les athlètes qui participent aux activités de SIC pour les raisons suivantes :

•  pour assurer le respect des règles de SIC, en particulier celles qui touchent l'admissibilité et le programme d'éducation sur les drogues et du contrôle de dopage;

•  pour inscrire les athlètes aux différentes activités;

•  pour assurer l'organisation et la gestion des activités sportives de SIC;

•  pour pouvoir informer les étudiants athlètes sur ses activités et sur celles de d'autres organismes qui peuvent possiblement intéresser les athlètes universitaires;

•  pour pouvoir communiquer avec les étudiants athlètes dans le but de connaître leur opinion sur les activités encadrées par SIC;

•  pour permettre de rendre hommage à des athlètes qui excellent au plan sportif et dans leurs études;

•  pour permettre à SIC de partager les noms des participants avec des partenaires qui participent à l'une de ses activité afin que ces partenaires puissent informer les participants sur les autres événements qui entourent cette activité;

•  pour pouvoir inviter les étudiants athlètes possiblement intéressés à des activités de SIC qui seront présentées dans le futur.

•  Dons

Sport interuniversitaire canadien reçoit parfois des dons de personnes qui souhaitent appuyer SIC. Pour administrer ces dons, SIC doit demander le nom et les coordonnées de la personne ainsi que des données d'une carte de crédit. Ces renseignements sont utilisés exclusivement pour la gestion du don et pour l'envoi d'un reçu.

•  DIVULGATION DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

•  Sport interuniversitaire canadien peut divulguer des renseignements personnels sur les étudiants athlètes uniquement dans les circonstances suivantes :

•  Sport interuniversitaire canadien doit parfois partager des renseignements personnels sur les athlètes qui participent à ses activités avec ses universités membres, les associations régionales qui collaborent à l'organisation des activités de SIC, et avec la Fédération internationale du sport universitaire (FISU). Quand ces renseignements sont dévoilés à ces organismes (ou à tout autre reconnu par cette politique), SIC ne contrôlant plus ces renseignements, il appartient alors à cet organisme de les traiter dans le respect de sa propre politique sur la protection des renseignements personnels.

•  Sport interuniversitaire canadien doit, dans le cadre de l'administration de son programme d'éducation sur les drogues et de contrôle de dopage, dévoiler des renseignements personnels sur les étudiants athlètes au Centre canadien pour l'éthique dans le   sport (CCÉS.) Les étudiants athlètes qui choisissent de participer aux activités de SIC ne peuvent pas refuser leur consentement à ce partage d'information. Si l'étudiant athlète refuse son consentement, SIC ne pouvant alors contrôler son admissibilité, celui-ci est exclu des activités sportives de SIC.

•  Sport interuniversitaire canadien doit occasionnellement dévoiler aux médias et au public (par le site Web ou d'autres publications) le nom, la photographie, l'université fréquentée, le programme et l'année d'études, les réalisations sportives et académiques, et l'évolution de la carrière de certains étudiants athlètes dans le but de rapporter des faits saillants ou de les honorer pour leurs prouesses sportives et scolaires. Ces renseignements personnels peuvent aussi être dévoilés sous la rubrique « Ou sont-ils maintenant » du site Web de SIC.

•  Sport interuniversitaire canadien peut occasionnellement dévoiler des renseignements personnels sur les athlètes à des organismes intéressés à recruter ou à repêcher des athlètes évoluant sous l'autorité de SIC.

•  Sport interuniversitaire canadien peut occasionnellement dévoiler des renseignements personnels sur les étudiants athlètes à des organismes ou commanditaires susceptibles de tenir des événements qui peuvent intéresser les étudiants athlètes.

•  Sport interuniversitaire canadien publie un programme souvenir lors de ses activités sportives. On peut y trouver le nom, la date, l'endroit et l'horaire de l'activité, les noms des participants, des universités fréquentées, des villes natales, les dates de naissance, la taille, le poids et d'autres statistiques sur les étudiants athlètes.

•  Sport interuniversitaire canadien peut occasionnellement dévoiler des renseignements personnels sur les étudiants athlètes ou sur d'autres personnes ayant manifesté de l'intérêt pour ses activités à des tiers qui ont reçu le mandat de SIC de gérer certains renseignements à sa place. Ces organismes doivent alors assurer la protection des renseignements personnels dans le respect des lois à cet égard.

•  Sur le « Formulaire de consentement des étudiants athlètes » de SIC, il est possible pour les étudiants athlètes de refuser le partage des renseignements personnels, sauf pour le contrôle de dopage. De plus, un étudiant athlète peut en tout temps révoquer son consentement en communiquant cette demande à la responsable de l'administration des renseignements personnels de SIC. Sport interuniversitaire canadien porte une attention particulière au respect des demandes qui touchent le partage et l'utilisation des renseignements personnels. SIC doit alors bien expliquer à la personne concernée les conséquences de son refus.

•  Sauf dans les circonstances qui viennent d'être décrites, ou quand la loi l'impose, Sport interuniversitaire canadien ne dévoile pas les renseignements personnels sur les étudiants athlètes, sur les autres personnes qui manifestent un intérêt pour SIC, ou sur les personnes ayant participé à une activité parrainée ou organisée par SIC avant d'avoir obtenu le consentement de ces personnes.

•  CONSENTEMENT

Sauf lors de situations exigées par la loi, Sport interuniversitaire canadien utilise les renseignements personnels uniquement après avoir obtenu le consentement des personnes. Quand un étudiant athlète décide de s'inscrire aux activités de SIC, ou quand celui-ci fournit des renseignements personnels, on lui donne la possibilité de mettre fin en tout temps aux communications de SIC, ou d'un tiers, à son endroit. De plus, chaque personne ayant consenti des renseignements personnels peut en tout temps révoquer ce consentement au partage de cette information. Elle doit en faire la demande SIC en s'adressant au responsable de l'administration des renseignements personnels. Sport interuniversitaire canadien lui expliquera alors les conséquences de cette révocation.

•  SITE WEB

Sport interuniversitaire canadien diffuse et rend accessible de l'information et un certain nombre de services en exploitant un site Web. Les personnes qui consultent ou utilisent le site Web de SIC acceptent que des renseignements personnels puissent être collectés, utilisés et dévoilés dans le respect de cette politique.

•  Mouchards

Le site Web de SIC envoie des mouchards – témoins de connexion transmis au logiciel de navigation sur Internet d'un utilisateur. - Ces mouchards permettent de personnaliser certaines sections du site ou de garder en mémoire des renseignements, comme des mots de passe, pour la prochaine consultation du site. L'utilisateur de l'Internet peut programmer son logiciel de navigation de façon à refuser les mouchards. Il peut alors continuer d'accéder au site Web, mais il risque de ne pouvoir consulter certaines sections du site ou de connaître des problèmes d'accès.

•  Renseignements non personnels

Comme c'est le cas pour la majorité des sites Web, celui de SIC récupère automatiquement certaines informations non personnelles sur les visiteurs. Par exemple, on retient la date et l'heure de la visite sur le site. L'administrateur du site Web de SIC collige aussi d'autres renseignements non personnels dans le but de tenir à jour et d'améliorer le site.

•  Formulaires et courriels

Il est possible que les personnes qui communiquent avec SIC par courriel ou qui complètent certains formulaires transmettent des renseignements personnels. L'information reçue par SIC de cette façon est conservée à un endroit sécuritaire. Les renseignements personnels de cette nature ne seront pas utilisés ou dévoilés sans l'autorisation de la personne concernée ou à moins que la loi l'exige.

•  Liens électroniques

Le site Web de SIC présente des liens électroniques avec des sites comme ceux de d'autres organismes sportifs. Ces liens existent uniquement pour faciliter les recherches des visiteurs du site Web de SIC. Sport interuniversitaire canadien n'a aucun contrôle et n'assume aucune responsabilité sur ces autres sites Web quant à leur pratique de collecte, d'usage ou de dévoilement de renseignements personnels.

•  Gestion des publicités sur le site Web

Sport interuniversitaire canadien exploite les services d'une entreprise externe pour la gestion des réclames publicitaires qui apparaissent sur son site Web. On peut communiquer à l'adresse suivante pour connaître les pratiques de collecte d'information et des méthodes de refus du gestionnaire des publicités du site Web de SIC : www.doubleclick.net/privacy_policy/

•  EXACTITUDE

Sport interuniversitaire canadien tente d'assurer l'exactitude et la mise à jour des renseignements personnels qui lui sont confiés. SIC demande aux personnes concernées de communiquer avec la responsable de l'administration des renseignements personnels pour lui faire part de toute erreur.

•  CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Sport interuniversitaire canadien conserve les renseignements personnels d'un individu seulement pour la durée nécessaire aux motifs pour lesquels ils ont été demandés en premier lieu et pour rencontrer ses obligations légales et réglementaires.

•  PROTECTION

Sport interuniversitaire canadien protège adéquatement contre le vol, l'utilisation non autorisée, le dévoilement non consenti, la copie, les modifications et la destruction, les renseignements personnels qui lui sont confiés. Les membres du personnel de SIC qui ont accès à ces renseignements personnels sont assujettis à la confidentialité convenue dans leur contrat de travail. De plus, ils reçoivent une formation sur les pratiques assurant la confidentialité et la protection des renseignements personnels. SIC a mis en place des mécanismes qui assurent la protection des renseignements personnels en limitant l'accès à cette information, en restreignant l'accès aux dossiers et à leurs lieux de classement et en utilisant des moyens techniques comme des mots de passe.

•  CONSULTATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Toute personne ayant acceptée de fournir des renseignements personnels peut exiger de pouvoir consulter l'information colligée à son sujet. Elle peut le faire en communiquant avec la responsable de l'administration des renseignements personnels au 613-562-5670 poste 24.   Sport interuniversitaire canadien va tenter de répondre à cette demande dans les meilleurs délais et tout au moins selon le temps requis par la loi. Sauf pour ce qui est prévu par la loi, SIC permet à une personne qui en fait la demande de consulter tous les renseignements personnels colligés par SIC sur cette personne. Sport interuniversitaire canadien va corriger ou amender les renseignements personnels qui sont incomplets ou inexacts.